Что делать, если утеряна трудовая книжка: куда обращаться и как восстановить документ?

Необходимость восстановить трудовую книжку возникает по причине ее утери либо прихода в ненадлежащее состояние. Виновником этого бывает как сам работник, так и его предприятие или компания. Но в любом случае придется собрать немало бумаг, чтобы воспроизвести утраченный документ. Кто и куда должен для этого обращаться, зависит от конкретных обстоятельств.

Основной документ трудящегося

Трудовая книжка (ТК) — основополагающий документ, «трудовой паспорт» работника, в котором фиксируются все периоды его деятельности. Порядок ее оформления и оборота регулируется двумя нормативными актами:

• правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
• инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Выписывается ТК на первом рабочем месте и следует со своим владельцем от одного работодателя к другому. Путь этот зачастую продолжительный и витиеватый, и неудивительно, что с книжкой может что-то произойти. Если она утеряна, механически повреждена (порвалась, сгорела, была чем-то залита) или утрачена вместе с другими вещами во время чрезвычайных происшествий, ее требуется восстановить.

Вообще ТК должна храниться у работодателя. Но это в том случае, если человек в настоящее время трудоустроен. Если же он уволился, ТК выдается ему на руки и остается с ним до лучших времен — пока он вновь не найдет работу. Еще одно обстоятельство, при котором трудовая вполне законно может оказаться на руках у владельца, — она понадобилась для предоставления в социальные органы. Виновным в утрате книжки будет считаться тот, кто отвечал за нее в этот период. Это либо сам владелец книжки, то есть работник, либо работодатель, у которого она хранилась.

Получение дубликата ТК

Что бы ни случилось с книжкой и кто бы ни был в этом повинен, восстановить ее можно только одним путем — выписать дубликат. Но есть исключения — случаи, когда вместо дубликата можно завести новую ТК:

• если человек явился к новому работодателю с поврежденной ТК;
• если трудоустраивается сотрудник, который заявляет о ее утрате.

Выписать дубликат ТК в любом случае обязан работодатель, а вот сбор документов возлагается на сторону, виновную в утрате книжки.

Когда ТК утрачена по вине ее владельца

Обнаружив факт утраты ТК, человек обязан сообщить об этом в кадровую службу организации. Тем, кто не работает, следует отправиться на предприятие или в фирму, где деятельность осуществлялась в последний раз. Потерявший книжку обязан подать заявление о выдаче дубликата ТК. Компания должна удовлетворить его не позже, чем через 15 дней.

Проще всего, если человек нигде больше не трудился, то есть обратился к своему единственному работодателю. Тогда специалист по кадрам или бухгалтер выпишет ему дубликат, основываясь на документах, которые имеются в расположении организации.

На ТК необходимо указать, что это дубликат — надпись делается вверху справа. Далее следует вписать сведения о работнике, которые берутся из его документов (паспорта, диплома и других).

Записи о трудовых периодах производятся на основании:

• договоров и дополнительных соглашений к ним;
• личной карточки по форме Т-2;
• приказов, распоряжений о назначении на должность и прочих внутренних нормативных актов (закрытого перечня бумаг закон не определяет).

Гораздо сложнее, если у потерявшего книжку человека был долгий профессиональный путь. Ведь ему придется самостоятельно собрать документы, которые могли бы доказать его работу в иных компаниях. А без таких бумаг дубликат ТК выписать не выйдет. К слову, работодателям следует знать, что нормы закона обязывают помогать бывшим сотрудникам в процессе сбора документов.

Если работник ранее трудился в других местах, кадровик либо бухгалтер при выписке дубликата ТК должен придерживаться таких правил:

• в разделе ТК «Сведения о работе» сначала необходимо внести информацию об общем сроке стажа человека, который был у него до найма к последнему работодателю;
• после этого должна следовать запись о работе у того самого работодателя, чей представитель делает запись.
• Если бывший работодатель больше не существует

Довольно распространенной является ситуация, когда в прошлом человек работал в компании, которая ныне закрыта. Как быть при утрате ТК?

Есть два источника информации о стаже:

• правопреемник работодателя, если тот был реорганизован;
• архив, куда передаются документы закрытых организаций.

Работнику следует затребовать получение договоров, приказов, распоряжений работодателя и прочих бумаг, которые подтвердят периоды работы. Также подойдут и архивные справки.

Чтобы обратиться в архив, нужно написать заявление на имя его руководителя. Заявителю целесообразно дать о себе как можно больше данных — свое имя, период работы, который требуется подтвердить, какие именно документы нужны, для каких целей и так далее. Для обращения в архив нет никаких стандартных форм — можно написать заявление своими словами.

Если в утрате ТК виноват работодатель

Если ТК утеряна или пришла в ненадлежащее состояние во время хранения у работодателя, восстанавливать ее также придется. В целом процесс и порядок будет практически такой же. Но большое отличие заключается в том, что справки с бывших мест деятельности придется собирать представителю компании, а не работнику. Соответственно, заявление о необходимости оформить дубликат ТК последний не подает.

Аналогичный порядок действует и в случае, когда книжка утрачена работодателем из-за стихийного бедствия или любого другого форс-мажора.

Может ли помочь Пенсионный фонд?

В ПФР аккумулируется информация о стаже каждого человека — это необходимо для будущей пенсии. Собирается она из отчетов работодателей, которые те подают каждый месяц. Казалось бы, эта информация должна помочь восстановить утерянную трудовую книжку через Пенсионный фонд, однако не все так просто.

Выше упоминалось, что для оформления дубликата ТК требуются первоисточники — договоры, приказы руководства, личная карточка или архивные справки. Только на их основании можно восстановить книжку. Однако проблема в том, что ПФР такими документами не располагает, поскольку работодатели их туда не подают. Соответственно, выдать человеку бумаги, которые бы пригодились для дубликата ТК, Пенсионный фонд не в состоянии.

Нужна ли трудовая книжка для оформления пенсии?

Зачастую восстанавливать ТК приходится в преддверии выхода на пенсию. Существует расхожее мнение, что страховую пенсию без трудовой книжки получить нельзя. Однако это не вполне соответствует действительности. В прошлом ТК являлась основным доказательством работы, но сегодня эта ее функция отошла на второй план.

С 2002 года в России действует система обязательного пенсионного страхования (ОПС), в которой зарегистрированы все работники, официально трудящиеся после указанного времени. Фактом подтверждения регистрации физического лица в этой системе служит СНИЛС. Весь страховой стаж после выдачи этого свидетельства фиксируется в системе пенсионного страхования. А это значит, что для начисления пенсии этот стаж будет учтен и без трудовой книжки.

Правда, это не распространяется на периоды работы до того, как начала функционировать система ОПС, то есть до 2002 года. Стаж предшествующих лет подтверждается только документами.

Как оформить пенсию, если утеряна трудовая книжка?

Чтобы получить страховую пенсию, человек должен отработать определенное количество лет. Сколько именно — зависит от того, в каком году он становится пенсионером. Если подтвердить стаж не удастся, будет назначена социальная пенсия, размер которой гораздо скромнее страховой.

Подтверждением стажа являются сведения из системы ОПС — с того момента, когда человек был в ней зарегистрирован. А вот для подтверждения более ранних периодов работы обычно предъявляется трудовая книжка. Вместе с тем в перечне документов для оформления пенсии, размещенном на официальном сайте ПФР, указано, что можно подтвердить такие периоды и при отсутствии трудовой книжки. Для этого могут быть представлены иные документы: договоры (трудовые или гражданско-правовые), справки из государственных органов, приказы и выписки из них, зарплатные ведомости и прочие документы.

Итак, если человек потерял трудовую книжку, при оформлении пенсии у него есть 2 варианта действий:

1. восстановите ее, как описано в этой статье;
2. подтвердить свой стаж до регистрации в системе ОПС иными документами. Впрочем, это практически те же бумаги, которые нужны для оформления дубликата ТК. И обращаться за ними придется в те же инстанции.

Понятно, что рассматриваемый документ нужен не только и не столько для исчисления и назначения пенсии. Наличие ТК важно для будущего трудоустройства, ведь она наглядно показывает опыт и стаж. Поэтому восстанавливать ее обычно все же приходится. Процесс этот может быть как простым, так и весьма сложным. Зависит это от того, как давно работает человек и как много сменил работодателей.